Hanoi võimude sõnutsi jäi neil suurürituse korraldamiseks aega umbes kümme päeva, kuid mullu juunis Singapuris toimunud esmakohtumist valmistasid kohalikud ette peaaegu kaks kuud. „Turvalisus on kõige kõrgemal tasemel tagatud,” sõnas Vietnami välisministri asetäitja Le Hoai Trung maailma eri paigust kokku sõitnud ajakirjanikele. Kokku on akrediteering antud 3000 meediaesindajale 40 riigist.