Hooldusraamatut tasub pidada, et hoida maja mälu

„Hoone hooldusraamat on nagu maja mälu, kus on talletatud kõik majas toimunu ja toimuv,” ütleb kinnisvara haldustarkvara pakkuva ettevõtte Elkis Grupp OÜ juht Martti Vaidla.

Maja hooldusraamatut saab pidada nii kirjalikult paberkandjal, digitaalselt Exceli programmis kui ka spetsiaalse tarkvara abil digiraamatuna. Viimatimärgitu on Vaidla sõnul kõige lihtsamini käsitletav: arhiveeritav, süstematiseeritav, vajalikud andmed on kiiresti leitavad, saabuvatest olulistest tähtaegadest annab süsteem aegsasti teada jms.

Tegevused, mida hooldusraamatusse talletatakse või talletada saab, on Vaidla sõnul jaotatud üheksasse gruppi ning need vastavad Eesti standardile EVS 807:2010 „Kinnisvara korrashoiu tagamise tegevused”.

„Need tegevused ongi hoone haldamise aluseks,” selgitab Vaidla. Halduritel – kelleks võib kortermaja puhul olla korteriühistu esimees või selleks spetsiaalselt palgatud inimene – on täpselt teada, milliseid töid on majas tehtud, milliseid tehakse ja milliseid on tarvis teha.

Talletab dokumendid ja juhendid

Vaidla sõnul võimaldab Elkise tarkvara hooldusraamatu andmebaasis hoida tehtud tööde ja soetatud seadmete kohta käivaid dokumente, kasutus- ja hooldusjuhendeid. Tänapäeval on need kõik olemas ka digitaalsel kujul ning on hooldusraamatust kiiresti vajalikul hetkel leitavad.

„Kui korteriühistud hakkavad hoonet renoveerima, tasub kindlasti tööde tegijalt küsida dokumentatsiooni digitaalselt, et saaks need hooldusraamatusse lisada,” märgib Martti Vaidla.

Samuti on hooldusraamatus võimalik kajastada kõiki kuluarveid ja koostada vajaliku töö või hallatava objekti jaoks eelarve.

„Ka lepingud on võimalik hooldusraamatusse sisse kanda ning see võimaldab halduri eemaloleku ajal hoonega seotud inimestel vajadusel süsteemist vaadata, kellega on majal lepingud sõlmitud avariide likvideerimiseks või hooldustööde tegemiseks,” selgitab Vaidla. Meelespea annab aegsasti ka teada, kui leping hakkab lõppema.

Tegevusplaan ja meelespea

Hooldustööde tegemiseks ja planeerimiseks saab koostada tegevuskava ehk töögraafiku, kuhu haldaja määrab vajalikud kavandatavad tegevused. Näiteks küttesüsteemide hooldus kaks korda aastas enne ja pärast kütteperioodi või peaveearvesti taatlemine iga kahe aasta järel – kui oodatav tähtaeg hakkab saabuma, tuletab tarkvara selle haldurile meelde. Samuti tuletab tarkvara meelde, kui mõnel seadmel hakkab garantiiaeg lõppema.

Hooldusraamatu pidamine võimaldab Vaidla sõnul üles leida ka kitsaskohti hoone haldamisel – kui kuskile on remondiks kulunud planeeritust hoopis suurem summa, siis ehk on mõtet kulutada raha seadme (või selle osa) väljavahetamisele.

„Hooldusraamatut tasub pidada, et hoida maja mälu,” nendib Vaidla, lisades, et kui see mälu talletatakse halduri (korteriühistu esimehe) märkmikus või Outlooki kalendris, siis tema vahetumisel algab ka hooldusraamatu pidamine algusest peale. „Digitaalses hooldusraamatus on aga jälg maas, millal midagi on tehtud,” viitab Vaidla. Seda muidugi eeldusel, et kõik tehtu kindlasti jooksvalt hooldusraamatusse talletatakse.

Kui ehitataval hoonel hakkab hooldusraamatu koostamine peale juba projekteerimise faasis, siis olemasoleva puhul algab see hoone inventeerimisest: ruumid, tarindid (avatäited, trepid, tõusud, rõdud), seadmed, küttesüsteem, veevarustus jms.

Eelkirjeldatud hoone haldamiseks vajalike lähteandmetega täidetud hooldusraamatu annab näiteks Elkis Grupp koos vajaliku installeeritud tarkvaraga selle kasutajale, korraldab koolituse tarkvara kasutamiseks ning edasi järgneb juba halduri töö – vajalike andmete sisestamine.

false